Faire appel à un inventoriste externe, c’est confier à un tiers une opération qui pèse directement sur les comptes de l’officine, la validité fiscale de l’exercice, ou la sérénité d’une cession. Le choix ne doit rien au hasard. Découvrez les critères qui distinguent un prestataire de confiance d’un simple exécutant, et la manière dont Gerfra Inventaire les met en œuvre au quotidien.
1. Une expertise du secteur officinal, pas juste du comptage
Inventorier une pharmacie n’a rien à voir avec inventorier un magasin classique. Entre les stupéfiants soumis à un contrôle spécifique, les produits NFP, la parapharmacie, l’orthopédie ou l’homéopathie, chaque catégorie a ses règles de comptage et de valorisation. Un inventoriste généraliste passera à côté de subtilités qu’un spécialiste de l’officine maîtrise d’instinct.
Le bon réflexe : demandez au prestataire depuis combien de temps il travaille exclusivement (ou majoritairement) avec des pharmacies.
2. La compatibilité avec votre LGO
Un inventaire physique n’a de valeur que s’il peut être recalé proprement avec les données de votre logiciel de gestion officinale. Que vous soyez sur LGPI, SMART RX, Winpharma ou un autre LGO, le prestataire doit savoir exporter, importer et confronter les données sans créer d’écarts artificiels liés à une mauvaise interface. Un logiciel qui génère un stock théorique ne remplace jamais un comptage physique fiable.
3. Le statut et les garanties (ANIP notamment)
L’inventoriste que vous choisissez doit pouvoir justifier de garanties professionnelles : assurance responsabilité civile, méthode de comptage traçable, et idéalement une appartenance à un réseau reconnu du secteur comme l’ANIP. Cette affiliation n’est pas qu’un logo sur un site web : elle engage le prestataire sur des standards de méthode et de déontologie propres à la profession.
4. La méthode de comptage et la fiabilité des résultats
Un bon inventoriste explique sa méthode avant l’intervention : gestion des produits à date de péremption courte, traitement des litiges de quantité en temps réel plutôt qu’a posteriori. Demandez comment sont gérés les écarts constatés le jour J — un prestataire sérieux ne se contente pas de vous livrer un chiffre, il vous aide à le comprendre.
5. Une offre de prestations adaptée à chaque besoin
Toutes les officines n’ont pas les mêmes attentes : un inventaire de cession n’a pas les mêmes enjeux qu’un inventaire de gestion courante ou de bilan annuel. Le calendrier, la taille du stock, le contexte (transmission, contrôle de routine, litige) changent la manière dont l’intervention doit être menée. Un bon prestataire sait s’adapter à chaque situation plutôt que de proposer une prestation unique et standardisée.
6. Ce qu’il advient de vos invendus
Un critère souvent oublié : que propose le prestataire pour les produits non commercialisables identifiés pendant l’inventaire ? Certains inventoristes s’arrêtent au comptage. D’autres, comme Gerfra avec son programme Gerfra Solidaire, permettent de transformer ces invendus en don à des associations, avec un bénéfice fiscal à la clé pour l’officine. C’est un service qui va au-delà du simple relevé de stock.
En résumé
Choisir son inventoriste, c’est arbitrer entre expertise officinale, fiabilité technique, garanties professionnelles et proximité. Un bon prestataire ne se contente pas de compter : il sécurise votre clôture, facilite le dialogue avec votre expert-comptable, et peut même donner du sens à ce que vous ne pouvez plus vendre.
